Звідки насправді береться вартість
Запитайте керівника ресторану чи бек-офіс рітейлу про вартість обробки накладної вручну — і зазвичай вони думають про гроші, якийсь рядок у бюджеті. Але насправді витрачається час людини, яка могла б займатися чимось іншим: відкрити PDF або фото накладної, перенести кожен рядок в облікову систему вручну, звірити назву товару з каталогом, перевірити, чи сходяться суми, і виправити те, що не збіглося з першого разу.
Цей час не з'являється як окреме число в жодному звіті. Він з'являється як людина за столом наприкінці зміни, яка перебирає стос паперових накладних одну за одною. Помножте це на кількість поставок, які ресторан чи торгова мережа отримують за тиждень, і вартість обробки накладної вручну перестає виглядати похибкою округлення, а стає постійним витоком часу і грошей.
Скільки часу займає обробка накладної вручну
Єдиної офіційної цифри тут немає, бо все залежить від конкретної накладної — скільки в ній рядків, наскільки читабельний скан, наскільки знайомі товари. Але кроки скрізь однакові: відкрити документ, прочитати кожен рядок, знайти або створити відповідну позицію в каталозі, ввести кількість і ціну, перевірити суму, відправити.
Кожен із цих кроків виконується вручну, і кожен — це місце, де одруківка чи пропущений рядок створює розбіжність, яку доведеться шукати й виправляти пізніше — часто не тій людині, яка помилилася, а тому, хто помітить розбіжність в обліковій системі через кілька днів.
Що змінює безконтактна обробка накладних
RestData виконує ті ж кроки, але без перенабору вручну. Ви завантажуєте документ — PDF, фото чи скан з телефону у форматі PNG, JPG або HEIC, і можна завантажити відразу кілька файлів. Сервіс зчитує рядки, рахує суми і прив'язує кожен товар до вашого каталогу. Наступного разу той самий товар знаходиться автоматично, без вашої участі. Готовий документ потім вирушає у вашу облікову систему.
Обробка однієї накладної в такий спосіб займає близько ~90 секунд. Ця цифра не охоплює все, що входить у повністю ручний процес — це крок розпізнавання й зіставлення, який раніше забирав найбільше часу.
Що перевірити, перш ніж обирати будь-який процес обробки накладних Чи справді система, якою ви користуєтесь зараз, підключена до вашої облікової системи, чи хтось все одно перенабирає результат туди вручну? Саме цей другий крок перенабору часто й ховає в собі реальну вартість.
Ручне введення проти завантаження документа
| Ручне введення | Завантаження в RestData | |
|---|---|---|
| Типи документів | Зазвичай один формат за раз | PDF, фото, скан; PNG, JPG, HEIC; кілька файлів одразу |
| Зіставлення товарів | Вводиться або шукається щоразу | Автоматично прив'язується до каталогу; запам'ятовується наступного разу |
| Час на накладну | Залежить від кількості рядків і читабельності | ~90 секунд |
| Куди потрапляє документ | Вручну вводиться в облікову систему | Вивантажується напряму у вашу облікову систему |
Чого це не замінює
RestData розпізнає документи і переносить їх у вашу облікову систему швидше — але саму бухгалтерію сервіс не веде. Він не веде облік, не рахує податки, не замінює вашу облікову систему і не дає податкових чи юридичних консультацій. Ці рішення все одно залишаються за вашим бухгалтером. Змінюється лише те, скільки часу команда витрачає на перенабір накладних до того, як ця робота взагалі почнеться.
Як почати
Налаштування займає близько 5 хвилин, а перші 30 накладних безкоштовні, тож ви можете побачити вартість обробки накладної на власних документах, перш ніж щось вирішувати. Готові інтеграції вже існують для Syrve Cloud, iiko Server, METRO та e-Factura SFS — державної системи електронних накладних Молдови. Інтеграції з 1С, TrioBar, Micros, r_keeper та UNA заплановані, але поки що недоступні.
Детальніше про процес можна подивитись у розділі how it works, перевірити, які системи підключаються одразу, у розділі integrations, і порівняти тарифи в розділі pricing.