De unde vine costul, de fapt
Intrebati un manager de restaurant sau un back-office din retail despre costul procesarii manuale a facturilor si de obicei se gandesc la el in bani — o linie undeva intr-un buget. Dar costul e mai ales timp, petrecut de cineva care ar putea face altceva: deschide un PDF sau o poza a unei facturi de livrare, retranscrie liniile in sistemul de evidenta, potriveste fiecare denumire de produs cu catalogul, verifica daca totalurile se aduna si repara ce nu se potriveste din prima incercare.
Acel timp nu apare ca o cifra unica in vreun raport. Apare ca o persoana la birou, la finalul turei, care trece printr-un teanc de facturi pe hartie una cate una. Inmultiti asta cu numarul de livrari pe care le primeste un restaurant sau un lant de retail pe saptamana, si costul procesarii unei facturi incepe sa arate mai putin ca o eroare de rotunjire si mai mult ca o scurgere constanta.
Cat timp dureaza procesarea unei facturi manual
Nu exista o cifra oficiala unica pentru asta, pentru ca depinde de factura — cate linii are, cat de lizibil e scanul, cat de familiare sunt produsele. Dar pasii sunt aceiasi peste tot: deschizi documentul, citesti fiecare linie, gasesti sau creezi articolul corespunzator din catalog, introduci cantitati si preturi, verifici totalul, trimiti.
Fiecare dintre acesti pasi e manual, si fiecare e un loc unde o greseala de tastare sau o linie omisa creeaza o neconcordanta care trebuie gasita si corectata mai tarziu — adesea nu de persoana care a facut greseala, ci de cine observa discrepanta in sistemul de evidenta, zile mai tarziu.
Ce schimba procesarea automata a facturilor pentru restaurant
RestData parcurge aceiasi pasi, dar fara retranscriere. Incarcati documentul — un PDF, o poza sau un scan de pe telefon, in PNG, JPG sau HEIC, si puteti incarca mai multe fisiere deodata. Serviciul citeste liniile, calculeaza totalurile si potriveste fiecare produs cu catalogul dumneavoastra. Data urmatoare cand acelasi produs apare, e gasit automat, fara sa-l indicati din nou. Documentul finalizat este apoi trimis catre sistemul dumneavoastra de evidenta.
Procesarea unei facturi in acest fel dureaza ~90 de secunde. Aceasta cifra nu acopera tot ce presupune un proces complet manual — este pasul de recunoastere si potrivire, cel care obisnuia sa dureze cel mai mult.
Ce sa verificati inainte sa va angajati la un proces de facturare Sistemul pe care il folositi acum se conecteaza efectiv la sistemul dumneavoastra de evidenta, sau cineva tot mai retranscrie rezultatul manual in el? Acel al doilea pas de retranscriere este adesea locul unde se ascunde costul real.
Introducere manuala vs. incarcare de document, alaturi
| Introducere manuala | Incarcare RestData | |
|---|---|---|
| Tipuri de document | De obicei un format pe rand | PDF, poza, scan; PNG, JPG, HEIC; mai multe fisiere deodata |
| Potrivirea produselor | Tastata sau cautata de fiecare data | Potrivita automat cu catalogul; retinuta data urmatoare |
| Timp per factura | Variaza cu numarul de linii si lizibilitatea | ~90 de secunde |
| Unde ajunge documentul | Introdus manual in sistemul de evidenta | Exportat direct in sistemul dumneavoastra de evidenta |
Ce nu inlocuieste acest lucru
RestData recunoaste documentele si le muta mai rapid in sistemul dumneavoastra de evidenta — nu face contabilitatea in sine. Nu tine evidenta contabila, nu calculeaza taxe, nu inlocuieste sistemul dumneavoastra de evidenta si nu ofera consultanta fiscala sau juridica. Aceste decizii raman in continuare in sarcina contabilului dumneavoastra. Ce se schimba este cat din timpul echipei se pierde retranscriind facturi inainte ca acea munca sa poata macar sa inceapa.
Cum incepeti
Configurarea dureaza aproximativ 5 minute, iar primele 30 de facturi sunt gratuite, asa ca puteti vedea costul procesarii pe factura pentru documentele proprii inainte sa decideti orice. Exista integrari gata facute pentru Syrve Cloud, iiko Server, METRO si e-Factura SFS — sistemul de facturare de stat al Moldovei. Integrarile cu 1С, TrioBar, Micros, r_keeper si UNA sunt planificate, dar inca nu sunt disponibile.
Puteti vedea procesul in detaliu la how it works, puteti verifica ce sisteme se conecteaza direct la integrations si puteti compara planurile la pricing.