Откъде идва реалната цена
Попитайте управител на ресторант или бек офис в търговията за цената на ръчната обработка на фактури и обикновено първата мисъл е за пари — ред в някакъв бюджет. Но всъщност цената е предимно време — на човек, който би могъл да прави нещо друго: отваря PDF или снимка на доставна бележка, преписва редовете в счетоводната система, свързва всяко наименование на стока с каталога, проверява дали сумите се събират и поправя каквото не съвпадне от първия път.
Това време не се вижда като едно число в никакъв отчет. То изглежда като човек на бюро в края на смяната, който прехвърля купчина хартиени фактури една по една. Умножете това по броя доставки, които получава ресторант или търговска верига на седмица, и цената на ръчна обработка на фактури престава да прилича на закръгляне и започва да прилича на постоянен разход.
Колко време отнема обработката на фактура на ръка
Няма единна официална цифра за това, защото зависи от самата фактура — колко реда има, колко четлив е сканът, колко познати са стоките. Но стъпките навсякъде са едни и същи: отваряте документа, четете всеки ред, намирате или създавате съответната позиция в каталога, въвеждате количества и цени, проверявате сумата, подавате.
Всяка от тези стъпки е ръчна и всяка е място, където печатна грешка или пропуснат ред създава несъответствие, което трябва да бъде открито и коригирано по-късно — често не от човека, който е допуснал грешката, а от онзи, който забележи разминаването в счетоводната система дни по-късно.
Какво променя автоматичната обработка на фактури за ресторант
RestData върши същите стъпки, но без преписване. Качвате документа — PDF, снимка или скан от телефон, във формат PNG, JPG или HEIC, като можете да качите няколко файла наведнъж. Услугата разчита редовете, изчислява сумите и свързва всяка стока с вашия каталог. При следващото появяване на същата стока тя се разпознава автоматично, без да я сочите отново. Готовият документ се изпраща във вашата счетоводна система.
Обработката на една фактура по този начин отнема около ~90 секунди. Тази цифра не включва всичко, което влиза в напълно ръчен процес — тя обхваща стъпката на разпознаване и свързване, която преди отнемаше най-дълго.
Какво да проверите, преди да се обвържете с даден процес за фактури Свързва ли се системата, която използвате днес, реално с вашата счетоводна система, или някой все още преписва резултата на ръка? Тази втора стъпка на преписване често крие истинската цена.
Ръчно въвеждане срещу качване на документ, едно до друго
| Ръчно въвеждане | Качване през RestData | |
|---|---|---|
| Видове документи | Обикновено един формат наведнъж | PDF, снимка, скан; PNG, JPG, HEIC; няколко файла наведнъж |
| Свързване на стоки | Въвежда се или се търси всеки път | Свързва се с каталога автоматично; запомня се за следващия път |
| Време на фактура | Варира според броя редове и четливостта | ~90 секунди |
| Къде завършва документът | Въвежда се ръчно в счетоводната система | Изнася се директно във вашата счетоводна система |
Какво не заменя това
RestData разпознава документи и ги прехвърля във вашата счетоводна система по-бързо — не върши самото счетоводство. Не води счетоводните ви книги, не изчислява данъци, не заменя счетоводната ви система и не дава данъчни или правни съвети. Тези решения си остават на вашия счетоводител. Промяната е в това колко от времето на екипа ви отива в преписване на фактури, преди тази работа изобщо да може да започне.
Първи стъпки
Настройката отнема около 5 минути, а първите 30 фактури са безплатни, така че можете да видите цената на ръчна обработка на фактури спрямо автоматичната за собствените си документи, преди да решите каквото и да било. Готови интеграции съществуват за Syrve Cloud, iiko Server, METRO и e-Factura SFS — държавната система за фактуриране на Молдова. Интеграции с 1С, TrioBar, Micros, r_keeper и UNA са планирани, но все още не са налични.
Можете да видите процеса по-подробно в how it works, да проверите кои системи се свързват директно в integrations и да сравните плановете в pricing.